ビジネスの場では必要不可欠な“メール”ですが、普段使わない人は「難しそう」という印象を持つ方もいるでしょう。
ビジネスメールには、相手に送る時に知っておくべき基本のマナーがあります。
よりよいやりとりができるように、正しい書き方と送り方を学んでおきましょう。

この記事では、ビジネスメールの基本マナーを分かりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてくださいね！

ビジネスメールの基本マナー

宛先

宛先には下記の3つの種類があり、状況によって使い分けることが大切です。

• TO……メインの送り先を示します。TOを使ってメールを送ることで、“あなたに送っていますよ”ということを伝えることができます。
• CC……カーボンコピーの略で、メールの内容を参考までに知っておいてほしい複数人に送ることができます。
• BCC……ブラインドカーボンコピーの略で、メールの内容を参考までに知っておいてほしい複数人に送ることは、CCと一緒です。CCとの違いは、（ブラインド＝目に見えない）という部分です。つまり、BCCに入っている受信者は他の受信者にメールアドレスが表示されません。

BCCは取引先へのメールを、上司にも共有しておきたい時などに使います。アドレスが表示されないので、個人情報の漏洩を防ぐ役目もあります。

件名

件名は具体的で分かりやすく書くことが大事です。

会社で働いている方は、日々多くのメールを受け取っていますので、1通ずつゆっくりと目を通している時間がありません。
受け取った側が効率的にメールを見れるように、件名を簡潔に書きましょう。

件名が分かりにくいと、相手が後から必要になっても見返せなくなる可能性もあります。

件名は、「用件」「締切」などを簡潔にまとめて書きましょう。

宛名

ビジネスメールでは、いきなり文章書かずにまずは宛名を書きます。

書く内容は下記の通りです。

挨拶文

挨拶文は、下記のような定型文があります。

また、メールする時の状況に合わせてアレンジしましょう。

• 初めてのメール：「初めてご連絡をさせていただきます。」
• 久しぶりの連絡：「大変ご無沙汰しております。」
• メールに対してのお返事：「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。」

用件

用件は1番初めに、一目で分かるように簡潔に書きます。その後に詳細を書くと分かりやすいです。
ポイントを絞ってリスト化する方法も伝わりやすいですよ。

文章は、続けて書くと読みにくくなってしまいます。20～30文字くらいで改行したり、段落をあけたりするなどの工夫が必要です。

締めの挨拶

文章の最後は、締めの挨拶を書きます。

「何卒よろしくお願いいたします。」「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」などが一般的ですが、状況によって下記のように使い分けます。

• 確認を依頼：「お手数かとは思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。」
• 検討を依頼：「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」
• お願いをする：「お力添えのほど、よろしくお願いいたします。」

「ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。」「ご多忙中と存じますが、くれぐれもご自愛ください。」などメールの内容や、相手の状況に応じて使い分けてくださいね。

署名

署名とは、メールの最後に記載する自分の情報です。
名刺と同様の情報を記載することで、連絡先などを相手に伝えることができます。

内容は下記のものが一般的です。

• 会社名
• 部署名
• 名前
• 郵便番号　住所
• 電話番号
• メールアドレス
• 会社のWEBサイトURL

ビジネスメールで気をつけること

送信する前に見直すこと

メールは手軽に使えるため、確認が漏れてしまい間違いが多くなりがちです。
間違いは、相手に失礼になることももちろんですが、誤送信することで会社に大きな損失を与えてしまうこともあります。

下記のことを確認してから送信しましょう。

• 宛先
• 誤字脱字
• しっかり伝わる内容か
• 送る情報は正しいか
• 添付ファイルは正しいか

添付ファイルは重すぎないか

添付ファイルはデータが重すぎると、メールの送受信に時間がかかります。
また、相手の容量も圧迫してしまうので、3MB程度が上限だと覚えておきましょう。

添付ファイルの誤添付は、情報漏洩に繋がりますので十分注意しましょう。

返事はなるべく早めに返す

返事は、なるべく早く返しましょう。
すぐに回答が難しい場合は、「確認次第、改めてご連絡いたします。」「〇月〇日までに回答いたします。」など伝えておくと良いでしょう。

まとめ

ビジネスメールの基本をご紹介しました。
マナーやよく使う定型文を知っておくことで、ビジネスメールはより書きやすくなります。

ビジネスメールを書くときには、ぜひ参考にしてくださいね！